Y7A9342

Persondata og GDPR

Vi passer godt på dine personfølsomme oplysninger og indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning.
Vi videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen, og det i øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasium og arbejdsplads.

Kemi 1

Dataansvarlig

Himmelev Gymnasium, Herregårdsvej 30, 4000 Roskilde
Mail: himgym@himgym.dk
Sikker mail: sikkermail@himgym.dk

 

Databeskyttelsesrådgiver (DPO)

Gymnasiefællesskabet, jurist Pernille Frimann Heiring, Skolegade 3, 4000 Roskilde
Mail: dpo@gfdadm.dk

 

Datatilsynet

Klager over Himmelev Gymnasiums behandling af personfølsom data skal rettes til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K

Elevers persondata

Når du er elev på Himmelev Gymnasium, behandler vi dine personoplysninger.

Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse))

Himmelev Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger, hvis det er nødvendigt, sagligt begrundet og proportionelt.

Som altovervejende udgangspunkt indsamler og behandlinger vi kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i den gymnasiale lovgivning. Det er bl.a., så vi kan identificere dig, sætte dig på hold og i klasser, undervise dig, administrere dit fravær, og for at vi kan dokumentere, at du f.eks. kan modtage SU, eller at du kan indstilles til eksamen.

Hvem er dataansvarlig?

Himmelev Gymnasium er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som vi beskriver nedenfor. Hvis man ønsker flere oplysninger om vores behandling af personoplysninger, kan man kontakte rektor Johnny Vinkel på hgjv@himgym.dk eller skolens databeskyttelsesrådgiver Pernille Frimann Heiring på dpo@gfadm.dk

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Som altovervejende udgangspunkt indsamler og behandler vi kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i den gymnasiale lovgivning. Det er bl.a., så vi kan identificere dig, sætte dig på hold og i klasser, undervise dig, administrere dit fravær, og for at vi kan dokumentere, at du f.eks. kan modtage SU, eller at du kan indstilles til eksamen.

Overførsel til modtagere i tredjelande

Personoplysningerne overføres ikke til tredjelande.

Hvem giver vi personoplysninger videre til?

Himmelev Gymnasium videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen, og det i øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som gymnasium.

Modtagere af dine oplysninger kan være modtagergymnasiet, hvis du skifter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen midt i forløbet, Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Dine rettigheder

Retten til indsigt: Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.
Retten til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Himmelev Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.
Retten til begrænsning af behandlingen: Du har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Himmelev Gymnasiums dokumentation for vores administration af dine skolegang.
De fleste oplysninger om dig slettes derfor 3 år efter, du er blevet student.
Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler.

Dit eksamensbevis slettes efter 30 år.

Dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) opbevares indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU er indhentet oplysninger om dine forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem, indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet til os til visse behandlinger, ophører vi fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, vi måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad der er teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af, for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du skal kontakte Himmelev Gymnasium eller skolens databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk og oplyse, hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves.

Klageadgang

Himmelev Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K

Ansøgeres persondata

Når du søger om optagelse på Himmelev Gymnasium, behandler vi dine personoplysninger.

Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse))

Himmelev Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger som muligt, ligesom vi kun behandler personoplysninger, hvis det er nødvendigt, sagligt begrundet og proportionelt.

Hvem er dataansvarlig?

Himmelev Gymnasium er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som vi beskriver nedenfor. Hvis man ønsker flere oplysninger om vores behandling af personoplysninger, kan man kontakte rektor Johnny Vinkel på hgjv@himgym.dk eller skolens databeskyttelsesrådgiver Pernille Frimann Heiring på dpo@gfadm.dk

Hvis Himmelev Gymnasium får flere ansøgere, end vi har kapacitet til, sender vi de nødvendige oplysninger på alle ansøgerne til Fordelingssekretariatet i Region Sjælland, som dermed bliver ny dataansvarlig.
Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages hos os, videresender vi automatisk din ansøgning til det gymnasium, som Fordelingsudvalget har peget på. Herefter er dette nye gymnasium dataansvarlig.

Formålet med behandling af personoplysninger

Formålet med Himmelev Gymnasiums behandlingen af personoplysninger er formel identifikation af ansøgeren og forældremyndighedsindehavere, reservation af plads til ansøgeren, behandling af selve ansøgningen om optagelse samt behandling af eventuelle klager over afslag.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger

Gymnasielovens kapitel 2 om optagelse (Lovbekendtgørelse nr. 611 af 28/05/2019)
Optagelsesbekendtgørelsen (Bekendtgørelse nr. 1491 af 13/12/2018)
Procedurebekendtgørelsen (Bekendtgørelse nr. 1016 af 4/10/2019)

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om ansøgere

CPR-nummer, navn, adresse, e-mail, telefonnummer, uddannelsesønsker, standpunkts- og prøvekarakterer og eksamensgennemsnit, eventuelle værgeoplysninger og værgers kontaktoplysninger, skoletilknytning, uddannelsesparathedsvurdering, evt. bilag med udtalelser, evt. diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold, evt. resultater fra optagelsesprøve, optagelsessamtale eller klagesag samt de øvrige oplysninger* som ansøgeren selv giver i ansøgningen (herunder i fritekst).

Er man forpligtet til at afgive oplysningerne?

Hvis ansøgeren ønsker at søge om optagelse på en ungdomsuddannelse i Danmark, er det obligatorisk at indsende ansøgningerne via Optagelse.dk. Ansøgeren er ikke forpligtet til at afgive oplysninger, men konsekvensen af at undlade dette er, at man ikke kan søge om optagelse. De med * markerede oplysninger ovenfor er dog frivillige at afgive.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Ansøgningen videregives til Fordelingsudvalgets sekretariat i Region Sjælland, hvis Himmelev Gymnasium får flere ansøgere, end vi har kapacitet til. Efter Fordelingsudvalgets beslutning kan ansøgningen videresendes til en anden institution end Himmelev Gymnasium.

Overførsel til modtagere i tredjelande

Personoplysninger overføres ikke til tredjelande.

Hvor stammer oplysningerne fra?

Oplysninger om elever i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra grundskolernes administrative systemer og/eller tastes ind i selvbetjeningsløsningen på Optagelse.dk af eleven, en vejleder eller en administrativ medarbejder.
Oplysninger om værger/ forældre til elever i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra skolernes administrative systemer og/eller tastes ind i selvbetjeningsløsningen på Optagelse.dk.
Oplysninger om ansøgere, som ikke går i 8.- 9.- og 10. klasse stammer fra CPR-registeret, styrelsens Karakterdatabase og gennem indtastning af ansøgeren selv.

Automatiserede afgørelser angående optagelse

Der foretages ingen automatiserede afgørelser som led i Himmelev Gymnasiums behandling af en ansøgning om optagelse.

Dine og dine forældres rettigheder

Retten til indsigt: Man kan få indsigt i, hvilke personoplysninger Himmelev Gymnasium behandler, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til. Dette er gjort ovenfor. Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Man kan gøre indsigelse mod Himmelev Gymnasiums behandling af personoplysninger, hvis ansøgerens interesser i ikke at få behandlet personoplysninger,
går forud for Himmelev Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Man kan få rettet eller suppleret personoplysninger, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.
Retten til begrænsning af behandlingen: Man har ret til at få begrænset Himmelev Gymnasiums behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Himmelev Gymnasium opbevarer personoplysninger fra ansøgningsprocessen så længe, det er nødvendigt af hensyn til skolens dokumentation for optagelsesproceduren.
For ansøgere, der får afslag på optagelse på Himmelev Gymnasium, sletter vi alle oplysninger inden udgangen af indeværende kalender år.

Sådan gør man brug af sine rettigheder: Man skal kontakte Himmelev Gymnasium eller skolens databeskyttelsesrådgiver på dpo@gfadm.dk og oplyse, hvilken ret, man ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves.

Klageadgang

Himmelev Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.